Người có đầu óc tổ chức – Phần 1

Bạn muốn trở thành người có đầu óc tổ chức. Công việc của bạn luôn bề bộn, lúc nào đầu óc cũng quay cuồng vì hàng đống giấy tờ trên bàn làm việc? Đối với bạn công việc là cả một mớ rắc rối? Nếu bạn đang ở tình trạng trên có nghĩa là bạn không phải hoặc chưa phải là người có đầu óc tổ chức tốt.
Hãy nhớ rằng để làm việc có hiệu quả, bạn phải biết sắp xếp việc nào làm trước việc nào làm sau, cũng như phải áp dụng một cách nghiêm túc câu nói: việc hôm nay chớ để ngày mai. Tuy nhiên, ở trong tình trạng của bạn thì phần lớn mọi người đều cảm thấy mệt mỏi và buồn chán mỗi khi đến gần bàn làm việc vì họ không biết làm việc gì trước bây giờ. Đừng lo lắng nếu bạn là một trong số không ít người rơi vào tình trạng trên. Chỉ cần một tuần cố gắng, chắc chắn bạn sẽ lấy lại được niềm vui công việc mà bạn quên mất bấy lâu nay.
Ngày thứ nhất:
Hãy dành cho một vài giờ vào cuối buổi thứ sáu để thu dọn lại bàn làm việc của mình. Hôm nay bạn sẽ phải nghiêm khắc với bản thân mình và tất nhiên là với cả đống giấy tờ trên bàn. Hãy tỏ ra thành thực: Bạn có cần đến tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Bạn có thấy tài liệu này có ích cho bạn không? Nếu câu trả lời là không hoặc không biết thì hãy tống chúng vào thùng rác. Còn trong trường hợp bạn sợ rằng mình sẽ cần đến nay mai thì hãy thu gọn vào một hộp các tông và bỏ xa khỏi tầm mắt. Để trở thành người có đầu óc tổ chức, điều đầu tiên bạn phải làm là biết vứt đi những thứ không cần thiết. Xem xét tất cả những chỗ đựng giấy tờ như hộc tủ, giá sách, gầm bàn, ngăn kéo… rồi nói lời chia tay với những giấy tờ đã lỗi thời.
Bài tập này nên được áp dụng bạn thực hiện mỗi năm ít nhất 2 lần. Tất nhiên sẽ tốt hơn nếu bạn thực hiện một cách thường xuyên. Chẳng hạn như bạn hãy xóa đi những e- mail không cần thiết và tạo ra một file riêng để đựng những e – mail cũ mà vẫn cần đến. Nói một cách khác các file trong máy tính của bạn càng thoáng, bạn sẽ càng nhanh chóng tìm thấy thông tin khi cần.
Sau khi sắp xếp đã dọn dẹp xong , bạn phải trang bị cho mình một số đồ dùng văn phòng phẩm như hộp dựng hồ sơ, ống đựng bút, hộp đựng đĩa vi tính…
Ngày thứ hai:
Hôm nay chắc chắn mọi người cùng phòng sẽ phải ngạc nhiên khi thấy bàn làm việc của bạn thật ngăn nắp gọn gàng.